Di “conservazione dei documenti informatici” se ne parla in questi mesi soprattutto a proposito dell’aggiornamento delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Da gennaio 2022 infatti le Pubbliche Amministrazioni e le Aziende, dovranno applicare le modifiche richieste al procedimento di conservazione a norma.
Facciamo un piccolo passo indietro per non fare confusione.
Le Linee Guida nascono come contenitore di regole tecniche necessarie per l’applicazione delle norme contenute nel CAD il Codice dell’Amministrazione Digitale. Il CAD, è bene ricordarlo, non riguarda solo la Pubblica Amministrazione ma anche i Privati che devono obbligatoriamente fare la conservazione di alcune tipologie di documenti (PEC, fatture elettroniche, contratti firmati digitalmente ..).
Per semplificare il lavoro dei conservatori l’Agid ha messo a disposizione una sintesi degli aggiornamenti richiesti. Le modifiche alle Linee Guida non sono di fatto sostanziali, mentre più significative sono le novità che riguardano gli allegati 5 e 6.
Nell’allegato 5, ad esempio, c’è l’elenco dei nuovi metadati e delle modifiche a quelli già presenti.
Metadati?
Sono i dati che identificano e descrivono il contenuto e la struttura di un documento informatico. Le nuove Linee Guida ne identificano ben 17. Molti di essi sono relativi in modo specifico all’ambito pubblico e non è chiaro come debbano essere recepiti dai Privati.
Entro gennaio quindi sarà necessario che le Aziende si accertino che il conservatore esterno o interno abbia recepito queste novità.
C’è ancora molto da dire e approfondire sul tema. Ne riparleremo a breve …
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